Project Governance – Kompetent projektledelse

I eye4improve har vi bred erfaring med at skabe succesfulde kvalitets-, forbedrings- og implementeringsprojekter. Både i rollen som projektleder, programleder og medlem af styregrupper, har vi erfaret, hvad der er vigtigt, når et projekt skal eksekveres.

 

Vores tilgang til projektledelse tager afsæt i ikke-autoritære ledelsesformer, stærke relationer til medarbejdere, klart definerede strukturer og faktuelle beslutninger. Det er de værdier og metoder, vi har med os i alle projekter. Kort sagt arbejder vi med tre aspekter, når vi arbejder med projektledelse: struktur, mennesker og information.

 

Få struktur på rollerne

I et hvert projekt, er det essentielt at vide, hvem der gør hvad, og sikre at alle har en fælles forståelse. Derfor handler strukturdelen om at få defineret rollerne fra start og få lavet et projektdesign. I den forbindelse kan vi uddanne og træne projektledere, etablere styregrupper og standarder, der sikrer at alle snakker ud fra samme termologi. Har I ikke selv ressourcerne til det, så påtager vi os gerne rollen som projektleder på jeres projekt.

 

Få medarbejderne med

Etableres der ikke et klart formål og en involvering i projektet, mister medarbejderne, der i forvejen har travlt med deres daglige opgaver, interessen i at investere deres kompetencer og tid i projektet. Vi hjælper jer med at sikre, at alle deltagere på projektet har en oplevelse af at bidrage, blive udfordret og samtidig have det sjovt. På den måde tager medarbejderne ejerskab på både projektet og projektleverancen.

 

Tag gode beslutninger

Informationsaspektet beror sig på, at der med kontinuerlige intervaller bliver rapporteret til styregruppen og ledelsen med informationer på projektet. Det er her, at det faktuelle beslutningsgrundlag skabes. Det garanterer, at projektets fremdrift sker på baggrund af databaserede, faktuelle beslutninger og med et konstant øje for forbedringer og udfordringer.

 

Implementeres og udfoldes de tre aspekter på den rette måde, er vi overbeviste om, at I når i mål med jeres projekter på succesfuld vis.

Case

 

Casen omhandler en virksomhed, hvor vi udfordrede deres vanetænkning, og hvor årsags- og dataanalysen havde en afgørende betydning for projektets succes.

 

”Dokumentation optimeringsprojekt”

– Fra mavefornemmelse til fakta –

 

Dette optimeringsprojekt er interessant, fordi det er en problemstilling, som går igen i mange handlings- og løsningsorienterede organisationer. Hvor fokus er på at fikse problemet ud fra eksisterende viden og erfaring. Hvor der ikke bliver brugt tid på at forstå og efterprøve årsagerne til problemet. Dels fordi man ikke har den rigtige viden eller kulturen til at gøre det, og dels fordi ressourcer og stramme deadlines lægger begrænsninger.

 

Om virksomheden

En international virksomhed, der producerede avancerede produktionsanlæg for sine kunder world wide. Anlæggene var man rigtig gode til at levere i rette kvalitet og til aftalt tid.

 

Problemstillingen

Den medfølgende dokumentation til anlæggene kunne derimod være op til 180 dage forsinket. Kunderne havde tidligere set igennem fingrerne med forsinkelsen, fordi anlæggene til nød kunne tages i brug uden dokumentation.

Med udsigt til at Pressure Equipment Directive (PED) snart skulle træde i kraft, var det ikke længere holdbart. Ifølge PED ville kunderne ikke længere kunne tage anlægget i brug, før den rette dokumentation forelå.

I tillæg var virksomheden begyndt at outsource produktionen af delelementer til Ukraine. Outsourcing af produktionsdele øgede kompleksiteten i dokumentationsprocessen og forværrede leveringstiden.

Der var derfor et behov for at få styr på dokumentationen, så den kunne leveres samtidig med anlægget. Hvis ikke det lykkedes var der risiko for at man ville miste kunderne.

 

Måden optimeringsprojektet blev løst på

I projektet havde vi brug for at finde frem til og forstå årsagerne til variationen i leveringstiderne, inden vi kunne optimere processen. Projektstukturen tog derfor afsæt i DMAIC-projektmodellen fra Six Sigma metoden.

 

Tværorganisatorisk team sikrede nødvendig indsigt og forankring

Med ansvar for opgaven samlede vi et tværorganisatorisk team af medarbejdere, som repræsenterede hele processen. Lige fra salg til forsendelse. Dette gjorde vi for at sikre indsigt i hele processen, og for at få alle vigtige interessenter med, som kunne påvirke processen. Med teamet fik vi kortlagt processen fra start til slut og fik forståelse for kompleksiteten i hele arbejdsgangen.

 

Indsamling af data til forståelse af variationen i leveringstiden

For at forstå årsagerne til variationen i leveringstiden blev målinger og data struktureret indsamlet og analyseret. Noget som udfordrede hele organisationens tålmodighed, for de var vant til at være løsnings- og handlingsorienterede.

 

Fra datafrustration til databegejstring

Projektet havde tidligere været forsøgt løst ved brug af erfaring og mavefornemmelse. Derfor var organisationen villig til at fortsætte dataindsamlingen, indtil vi med statistisk sandsynlighed i data kunne både be- og afkræfte hypoteser til, hvad der påvirkede variationen. En fed fornemmelse for projektmedarbejderne, der nu med overbevisning kunne argumentere for årsager og løsninger overfor kollegaer og ledelsen. Ledelsen kunne med ro i sindet fastholde projektet i deres prioriteter.

 

Identificerede årsager

Gennem kortlægning af processen og dataanalyse kunne vi påvise flere årsager til variation i leveringstiden.

• ❗ Kunden bestilte en hel dokumentationspakke, uden reelt havde behov for det
• ❗ Kravet til dokumentation blev først stillet (for) sent
• ❗ Leveringstiden varierede meget fra:
  • land til land
  • kunde til kunde i samme land
  • sælger til sælger
• ❗ Stor back-log på dokumentation, så ingen dokumentationer kunne leveres til tiden
• ❗ På mindre standard pakker var lead time hurtigere og med mindre variation

 

Forbedringen

Med den nye og bedre forståelse af processen og problemet, hvor årsagerne var kendt og efterprøvet, lå løsningen næsten lige for fødderne af dem. Processen blev re-designet og strømlinet. Alle de ikke værdiskabende (NVA) procestrin blev fjernet.

Der blev oprettet varenumre på dokumentationspakkerne. Dermed kunne kunden bestille den ønskede dokumentation samtidig med selve anlægget. Ekstra dokumentation kunne tilkøbes mod en merpris. Dette medførte, at kunden aktivt begyndte at forholde sig til, hvilken dokumentation, de ønskede at få leveret.

Der blev arbejdet målrettet på at fjerne backloggen, så dokumentationsprocessen kunne starte op uden forsinkelser.

 

Leverancer og resultater i optimeringsprojektet

• ✅  Virksomheden kunne nu levere dokumentationen til tiden – sammen med selve anlægget!
• ✅ Virksomheden begyndte at kunne tjene penge på levering af dokumentationen, fordi ekstra dokumentation nu var en ydelse, der kunne faktureres.
• ✅ Dokumentationsafdelingen kunne starte deres arbejde samtidig med produktionen af anlægget
• ✅ Ved ordreafgivelse vidste både virksomheden og kunden helt konkret, hvilke leverancer der skulle leveres: produkt, dokumentation, myndighedsgodkendelser, forsikringer og certifikater mm.

 

Vores projektlederroller

Vi havde flere opgaver som projektleder under eksekveringen af projektet. De væsentligste var:

 

Medarbejderinvolvering, engagering og fremdrift

Succesen for projektet afhang i stor grad af medarbejdernes engagement. Gennem afholdelse af ugentlige tavle- / statusmøder og individuel opfølgning sørgede vi for at medarbejderne kunne se, at deres bidrag var afgørende og deres indsats blev anerkendt. På møderne sikrede vi, at de kunne se og fornemme fremdriften, så motivationen forblev intakt.

 

Databehandling, analyse og præsentation

Den indsamlede data og statistiske analyse stod vi selv for. De blev præsenteret på en let forståelig og handlingsorienteret måde, så ledelsen nemt kunne drage konklusioner og træffe beslutninger. Den enkle præsentation af data og fakta gjorde det enkelt for projektdeltagerne at kommunikere analyserne videre ud i organisationen og dermed sikre en organisatorisk forankring.

 

Ledelsesmæssig forankring og beslutningsdygtige styregruppemøder

Vi sørgede for, at medlemmer af styregruppen og interessenter var velinformerede inden styregruppemøderne. Dette sikrede at lederne var godt forberedte til møderne, så der effektivt kunne tages beslutninger angående projektets ressourcer og fremdrift.

 ***