Project Governance – Kompetent projektledelse

I eye4improve har vi bred erfaring med at skabe succesfulde kvalitets-, forbedrings og implementeringsprojekter. Både i rollen som projektleder, programleder og medlem af styregrupper, har vi erfaret, hvad der er vigtigt, når et projekt skal eksekveres.

 

Vores tilgang til projektledelse tager afsæt i ikke-autoritære ledelsesformer, stærke relationer til medarbejdere, klart definerede strukturer og faktuelle beslutninger. Det er de værdier og metoder, vi har med os i alle projekter. Kort sagt arbejder vi med tre aspekter, når vi arbejder med projektledelse: struktur, mennesker og information.

 

Få struktur på rollerne

I et hvert projekt, er det essentielt at vide, hvem der gør hvad, og sikre at alle har en fælles forståelse. Derfor handler strukturdelen om at få defineret rollerne fra start og få lavet et projektdesign. I den forbindelse kan vi uddanne og træne projektledere, etablere styregrupper og standarder, der sikrer at alle snakker ud fra samme termologi. Har I ikke selv ressourcerne til det, så påtager vi os gerne rollen som projektleder på jeres projekt.

 

Få medarbejderne med

Etableres der ikke et klart formål og en involvering i projektet, mister medarbejderne, der i forvejen har travlt med deres daglige opgaver, interessen i at investere deres kompetencer og tid i projektet. Vi hjælper jer med at sikre, at alle deltagere på projektet har en oplevelse af at bidrage, blive udfordret og samtidig have det sjovt. På den måde tager medarbejderne ejerskab på både projektet og projektleverancen.

 

Tag gode beslutninger

Informationsaspektet beror sig på, at der med kontinuerlige intervaller bliver rapporteret til styregruppen og ledelsen med informationer på projektet. Det er her, at det faktuelle beslutningsgrundlag skabes. Det garanterer, at projektets fremdrift sker på baggrund af databaserede, faktuelle beslutninger og med et konstant øje for forbedringer og udfordringer.

 

Implementeres og udfoldes de tre aspekter på den rette måde, er vi overbeviste om, at I når i mål med jeres projekter på succesfuld vis.

Case

 

Casen omhandler en virksomhed, hvor jeg udfordrede deres vanetænkning, og hvor årsags- og dataanalysen havde en afgørende betydning for projektets succes.

 

”Dokumentation optimeringsprojekt”

– Fra mavefornemmelse til fakta 

 

Dette optimeringsprojekt er interessant, fordi det er en problemstilling, som går igen i mange handlings- og løsningsorienterede organisationer. Hvor fokus er på at fikse problemet ud fra eksisterende viden og erfaring. Hvor der ikke bruges tid på at forstå og efterprøve årsagerne til problemet. Dels fordi man ikke har viden og kulturen for at gøre det, og dels fordi ressourcer og stramme deadlines lægger begrænsningerne.

 

Om virksomheden

En international virksomhed, der producerede avancerede produktionsanlæg for sine kunder world wide. Anlæggene var man rigtig gode til at levere i rette kvalitet og til aftalt tid.

 

Problemstillingen

Den medfølgende dokumentation til anlæggene kunne være op til 180 dage forsinket. Kunderne havde tidligere set igennem fingre med forsinkelsen, fordi anlæggene til nød kunne tages i brug uden dokumentation.

Med udsigt til at Pressure Equipment Directive (PED) snart skulle træde i kraft, var det ikke længere holdbart. Ifølge PED ville kunderne ikke længere kunne tage anlægget i brug, før den rette dokumentation forelå.

I tillæg var virksomheden begyndt at outsource produktionen af delelementer til Ukraine. Outsourcing af produktionsdele øgede kompleksiteten i dokumentationsprocessen og forværrede leveringstiden.

Der var derfor et behov for at få styr på dokumentationen, så den kunne leveres samtidig med anlægget. Hvis ikke det lykkedes var der risiko for at man ville miste kunderne.

 

Måden optimeringsprojektet blev løst på

I projektet havde vi brug for at finde frem til og forstå årsagerne til variationen i leveringstiderne, inden vi kunne optimere processen. Projektstukturen tog derfor afsæt i DMAIC-projektmodellen fra Six Sigma metoden.

 

Tværorganisatorisk team sikrede nødvendig indsigt og forankring

Med ansvar for opgaven samlede jeg et tværorganisatorisk team af medarbejdere som repræsenterede hele processen. Lige fra salg til forsendelse. Dette for at sikre indsigt i hele processen og for at få alle vigtige interessenter med, som kunne påvirke processen. Med teamet fik vi kortlagt processen fra start til slut og fik forståelse for kompleksiteten i hele arbejdsgangen.

 

Indsamling af data til forståelse af variationen i leveringstiden

For at forstå årsagerne til variationen i leveringstiden blev målinger og data struktureret indsamlet og analyseret – en arbejdsgang som udfordrede hele organisationens tålmodighed, for de var vant til at være løsnings- og handlingsorienteret.

 

Fra datafrustration til databegejstring

Projektet havde tidligere været forsøgt løst ved brug af erfaring og mavefornemmelse. Derfor var organisationen villig til at fortsætte dataindsamlingen, indtil vi med statistisk sandsynlighed i data kunne både be- og afkræfte hypoteser til, hvad der påvirkede variationen. En fed fornemmelse for projektmedarbejderne, der nu med overbevisning kunne argumentere for årsager og løsninger overfor kollegaer og ledelsen. Ledelsen kunne med ro i sindet fastholde projektet i deres prioriteter.

 

Identificerede årsager

Gennem kortlægning af processen og dataanalyse kunne vi påvise flere årsager til variation i leveringstiden.

  • ❗ Kunden bestilte en hel dokumentationspakke, uden at kunden reelt havde behov for det
  • ❗ Kravet til dokumentation blev først stillet (for)sent
  • ❗ Leveringstiden varierede meget fra
    • land til land
    • kunde til kunde i samme land
    • sælger til sælger
  • ❗ Stor back-log på dokumentation, så ingen dokumentationer kunne leveres til tiden
  • ❗ På min dre standard pakker var lead time hurtigere og med mindre variation

 

Forbedringen

Med den nye og bedre forståelse af processen og problemet, hvor årsagerne var kendt og efterprøvet, lå løsningen næsten lige for fødderne. Processen blev re-designet og strømlinet. Alle de ikke værdiskabende (NVA) procestrin blev fjernet.

Der blev oprettet varenr. på dokumentationspakkerne. Dermed kunne kunden bestille ønsket dokumentation samtidig med selve anlægget. Ekstra dokumentation kunne tilkøbes mod en merpris. Dette medførte, at kunden begyndte aktivt at forholde sig til, hvilken dokumentation de ønskede at få leveret.

Der blev arbejdet målrettet på at fjerne backloggen, så dokumentationsprocessen kunne starte op uden forsinkelser.

 

Leverancer og resultater i optimeringsprojektet

  • ✅  Virksomheden kunne nu levere dokumentationen til tiden – sammen med selve anlægget!
  • ✅ Virksomheden begyndte at kunne tjene penge på levering af dokumentationen, fordi ekstra dokumentation nu var en mer ydelse, der kunne faktureres.
  • ✅ Dokumentationsafdelingen kunne starte deres arbejde samtidig med produktionen af anlægget
  • ✅ Ved ordre afgivelse vidste både virksomheden og kunden helt konkret, hvilke leverancer der skulle leveres: produkt, dokumentation, myndighedsgodkendelser, forsikringer og certifikater mm.

 

Mine projektlederroller

Jeg havde flere roller som projektleder under eksekveringen af projektet. De væsentligste var:

 

Medarbejder involvering, engagering og fremdrift

Succesen for projektet afhang i stor grad af medarbejdernes engagement. Gennem afholdelse af ugentlige tavle/statusmøder og individuel opfølgning sørgede jeg for at medarbejderne kunne se, at deres bidrag var afgørende og deres indsats blev anerkendt. På møderne sikrede jeg, at de kunne se og fornemme fremdriften, så motivationen forblev intakt.

 

Databehandling, analyse og præsentation

Den indsamlede data og statistiske analyse stod jeg selv for. De blev præsenteret på en let forståelig og handlingsorienteret måde, så ledelsen nemt kunne drage konklusioner og beslutninger. Den enkle præsentation af data og fakta gjorde det enkelt for projektdeltagerne at kommunikere analyserne videre ud i organisationen og dermed sikre en organisatorisk forankring.

 

Ledelsesmæssig forankring og beslutningsdygtige styregruppemøder

Jeg sørgede for, at medlemmer af styregruppen og interessenter var velinformerede inden styregruppemøderne. Dette sikrede at lederne var godt forberedte til møderne så der effektivt kunne tages beslutninger angående projektets ressourcer og fremdrift.

 ***

REFERENCER

Nedenfor kan du læse udtalelser fra nogle af dem, vi har hjulpet.

Ofte arbejder vi under fortrolighed (NDA), fordi vi hjælper kunderne med kvalitetsudfordringer som de ikke ønsker frem i offentligheden.

I had the pleasure to train and coach Michael in his Black Belt role at Johnson Controls. Michael is a real pleasure to work with and has become a very good friend. He has developed excellent process improvement skills and experience in both manufacturing and transactional process areas. A true professional that cares about people and is passionate about process improvement.

Frank Stewart

Master Black Belt , Johnson Controls INC

I will higly recommend Michael for his approach to set the right scope and quality in projects we have done together. Michael is able to keep a high momentum in his projects because of the strength of establishing a team spirit in the project teams and willingness to deliver on time.

Thanks a lot Michael.

Gert Jensen

Project engineer LEGO R&D Processing Technology, LEGO

Kontakt mig

Kan jeg hjælpe dig med din unikke situation? – Det bedste svar får du ved at kontakte mig!

12 + 13 =